Archives des Non classé - AB MEMORIAE : Faites de l’histoire et de la mémoire de votre entreprise une valeur ajoutée.

Comment archiver des documents numériques ? (partie 2)

Olivier Le Brun / 6 mai 2024

Les archives digitales se caractérisent par un « format de lecture ». Au quotidien, tout le monde sait ouvrir un document informatique, que ce soit du texte, des tableurs, des fichiers musicaux, graphiques ou autre. Nous ne regardons plus les extensions en .doc ou .docx ou .pdf et autre .mp3 ou .pjg. Ou plutôt, si, nous les considérons lorsque les fichiers ne s’ouvrent pas facilement, qu’on ne parvient pas à les lire ou les exploiter. Ces formats de lecture vivent et meurent plus ou moins rapidement. Les concepteurs d’outils numériques rivalisent de créativité pour imposer, ou tenter d’imposer de nouveaux formats de lecture, soit pour devenir leader du marché soit pour protéger leurs production. Pour les archivistes cela conduit à une double réflexion : comment garder un document numérique original, donc sans modifier son format de lecture initial, et en même temps, comment s’assurer que ce document numérique peut être lu avec les outils actuels. Dit autrement, comment s’assurer que nos pdf, docx, mp3 et autres jpeg (pour ne prendre que certains formats extrêmement connus de nos jours) seront lisibles dans trois cents ans ? Interrogé, le Directeur des Systèmes Informatiques de la BnF expose la façon dont ils ont réglé ce problème. En une phrase : ils font des copies. Le document original est archivé dans son format numérique original. Et parallèlement, il est fait une copie dans un format de fichier lisible aujourd’hui. Cela implique un travail titanesque et volumineux : régulièrement, il faut s’assurer que la copie est toujours dans un format lisible aujourd’hui et, si nécessaire, en faire une nouvelle copie dans un nouveau format plus contemporain. Tout en reliant cette copie à son original numérique. La BnF a développé cette expertise et propose même ses services comme « prestataire » auprès d’entreprises ou de collectivités qui souhaitent effectuer ce type d’opérations. Pour ce qui est des logiciels, qui servent à lire ou effectuer des opérations, la BnF a développé une stratégie dite « d’émulation » : ils virtualisent les logiciels les éléments matériels par leur équivalent numérique sous forme de programmes ou de fichiers informatiques. Pour ceux que ce sujet intéresse, notez que le système mis en place par la BnF s’appelle SPAR (pour Système de Préservation et d’Archivage Réparti), et est conçu selon les principes de la norme OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721) (article lié : https://abmemoriae.fr/archives-numeriques-petaoctet/)

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Comment archiver des documents numériques ? (partie 1)

Olivier Le Brun / 6 mai 2024

Si vous posez la question à un archiviste « Est-il plus facile d’archiver des documents ‘papier’ ou des documents ‘numériques’ », il vous répondra sans hésiter « les papiers ». En effet, pour les documents et archives en format papier, les techniques sont connues, éprouvées, certifiées depuis longtemps ; on connait les dangers qui menacent ce format « matière » – l’eau, le feu, les rongeurs et les vers, le soleil, les manipulations intempestives, etc. et l’on sait les traiter convenablement. Ouvrez un livre qui a 300 ans, une carte qui a 800 ans, l’archiviste sait comment la manipuler pour que vous puissiez lire ce document sans l’abimer. Il n’en est pas de même pour les archives numériques (ou « digitales » mais c’est un anglicisme). Les plus vieilles archives numériques ont l’âge des premiers ordinateurs, c’est-à-dire moins de quatre-vingt ans. On date en effet l’apparition de l’informatique moderne avec la création d’ENIAC, le premier calculateur entièrement électronique. L’apparition de documents rédigés dont la conservation et l’archivage pour de longues durées est nécessaire est encore plus récent, une cinquantaine d’années. Et l’arrivée massive d’archives dans les entreprises, les collectivités puis chez les particuliers date elle du milieu des années 90 avec l’essor des « Personnal Computeurs », nos fameux PC. Depuis l’inflation est vertigineuse en volume produit – et donc à archiver. Ce n’est pas le volume d’archives qui inquiète le plus. Quoique la Bibliothèque Nationale de France, la BnF évoque 10 Petaoctets de données à répertorier à ce jour (2024). Arrêtons nous un instant ici sur ces échelles d’octets encore peu utilisés, et rapportons le aux disquettes que les « Gen Z » ne connaissent même pas. La disquette 5 pouces ¼, dit Floppy disc 5’¼ pouvait stocker 160 ko puis 320 ko pour la seconde génération. C’est la fin des années 80. Suit la disquette dure 3’½ qui contient 720 Ko, la reine des années 90. Puis le Zip arrive, qui contient plusieurs disquettes, puis le CD-ROM qui en contient des dizaines : 780 Mo ! Un grand bon en avant, ce CD-ROM. Lequel a fini détrôné par l’arrivée des Disques durs externes dans les années 2000, pour lesquels on s’est mis à compter en Giga octets (Go) puis en Terra octets (To). A chaque fois qu’on change de nom, on multiplie par mille la capacité de stockage. Un Petaoctet, c’est 10 puissance 15 octets, c’est un million de Giga. Le volume des documents à archiver augmente très vite, mais cela croit au même rythme que la technique : les capacités de stockages augmentent extrêmement vite elles aussi. Ce qui était très volumineux en 1990 ne se voit quasiment plus aujourd’hui, en terme de volume stocké. Le vrai problème est ailleurs : il est dans le format d’exploitation, de lecture du document informatique. D’autant plus que c’est une science neuve, et les formats de fichiers informatiques évoluent très vite. Qui peut certifier qu’un fichier Word / Excel / Google Sheet, mp », mp4, voire même un simple pdf seront des formats faciles à lire dans dix ou vingt ans ? Alors qu’and l’archiviste réfléchit en terme de générations humaines successives, la réponse est encore plus improbable. La BnF a trouvé une solution : article suivant.

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Mettre en valeur l’anniversaire d’entreprise

admin5269 / 7 avril 2022

[et_pb_section fb_built= »1″ _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default »][et_pb_row _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default » custom_padding= »||0px||| »][et_pb_column type= »4_4″ _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default »][et_pb_text _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default »] Fêter l’anniversaire d’une entreprise a un sens. Pourquoi ? Tout simplement pour vivre tous les moments forts de son histoire, partager son succès avec les autres et surtout se faire d’avantage connaître. Plus les années passent, plus l’histoire d’une entreprise s’oublie et nous rentrons très souvent dans un rituel dont les années effacent le souvenir. Pourquoi ne pas profiter de moments festifs, lorsque nous fêtons les 5 ans, 10 ans, ou 20 ans d’une entreprise ? Cela apporte une certaine satisfaction de réussite mais pas seulement, cela permet aussi de redonner une certaine notoriété car une entreprise active, mobilisée et enthousiaste qui se fait connaitre dans le monde est une entreprise vivante, qui se donne de nouveaux objectifs et un nouveau défi. L’entreprise change avec le temps, se modernise, s’agrandiT, mais qu’en est-il des souvenirs et de son histoire ? Heureusement qu’il nous reste ces archives, ces photos, parfois même des anciennes vidéos qui nous permettent de revivre des moments forts et riches en émotions. Quels furent les débuts de l’entreprises, ses premiers moments et parfois même des évènements oubliés. Les premières années d’une entreprise sont souvent pleines de charmes et reflètent le début d’une aventure humaine pleine de réussite. Fêter les « anciens », tirer profil de leur expérience Et pourquoi ne pas fêter l’ancienneté des salariés fiers et fidèles à une entreprise depuis plusieurs années nous raconter certaines anecdotes de l’entreprise ? Oui, leur montrer notre reconnaissance en organisant un évènement pour un véritable moment de bonheur et de partage. Ils se doivent d’être écoutés. Arrivé en fin de carrière, remercier son collaborateur en montrant que chacun d’entre nous a une importance capitale en lui offrant un support précieux, l’histoire de toute une vie de travail. Que de satisfactions ! Se servir de l’histoire de l’entreprise pour mieux vendre Voir une entreprise avec de grandes valeurs humaines, et surtout qui se donne les moyens de plaire et de faire venir à elle de nouveaux clients, cela implique obligatoirement un passé, un vécu et la mise en valeur de l’histoire humaine de l’entreprise. Retrouver cette richesse, l’organiser, la sécuriser. Cette histoire et cette mémoire recherchées sont des richesses insoupçonnées ou méconnues. En faire vos outils de travail pour aujourd’hui. Des outils de management ou des moyens marketing par exemple Il faut savoir que la nouveauté attire et plait beaucoup au client. Osez une exposition qui montre vos valeurs, votre façon de travailler au quotidien, votre histoire. Tout cela ne peut laisser indifférent le regard des clients. En organisant et valorisant l’histoire de votre entreprise, vous avez entre vos mains les moyens d’exploiter utilement cette « matière ». Vous en trouverez un retour sur investissement, une entreprise qui se donne les moyens de se raconter donne tout simplement confiance au client. La mémoire est fugace : la sauvegarder est un devoir. La reconnaissance des clients Aucune entreprise ne peut survivre sans la confiance de ses clients. Ce n’est pas tout d’en avoir mais le plus important c’est de nourrir ensemble une relation de confiance et surtout qui dure au fil du temps pour enfin se rendre compte que les années sont passées, qu’une complicité s’est installée et que votre client est toujours là. Pourquoi ? Cela doit être comme une évidence, cette reconnaissance que vous lui apportez est très importante. La reconnaissance des salariés Vos salariés ont une importance capitale dans une entreprise. Grâce à eux vous pouvez faire du « story telling » en s’inspirant de véritables histoires retrouvées. Qui mieux que les propres salariés de l’entreprise sont capables de développer de nouvelles idées, de faire évoluer leur entreprise dans un sens favorable par des faits réels, pour enrichir l’histoire de la société. Au final, être reconnaissant de leurs témoignages. Le jeu en vaut la chandelle Encore trop peu d’entreprises jouent la petite musique de la mise en valeur de l’histoire et la mémoire collective. Celles qui l’ont fait ont une reconnaissance très large auprès des consommateurs. Ces dernières sont généralement bien connues du public. Leurs histoires révélées font partie intrinsèque ce celles de leurs clients. Qui ne se souvient pas de produit de son enfance et cette secrète satisfaction de revoir dans un rayon ce produit qui n’a pas changé, cet article qui existe depuis si longtemps et qui fait un peu notre histoire de toujours… La mémoire de l’entreprise, c’est donc un capital d’une richesse inouïe qui peut être accommoder à tous les besoins de l’entreprise. Il est temps de s’en saisir. [/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default » min_height= »103px » custom_margin= »30px||||false|false » custom_padding= »0px||0px||| » global_module= »157″ saved_tabs= »all »][et_pb_column type= »4_4″ _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default »][dsm_icon_divider use_icon= »on » font_icon= »%%226%% » icon_color= »#231f20″ use_icon_font_size= »on » icon_font_size= »20px » _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default »][/dsm_icon_divider][et_pb_text _builder_version= »4.9.4″ _module_preset= »default » custom_margin= »-40px||||false|false » custom_padding= »21px||0px||| » saved_tabs= »all »] [random_content] [/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]